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GTD(Getting Things Done)を試してみて、色々うまくいかなかったのですが、よりシンプルに運用できる方法を考えて試したらうまくいったので紹介します。
結果、シンプルに「作業日付きのTODOリスト管理」になってしまいましたが、ズボラな自分にはこれが合っていました。
GTDの課題点
GTDをやってみて、私が感じた主な課題点は以下の3つです。
レビューの習慣化が難しい
GTDでは週次レビューでの振り返りが重要とされています。
しかし、忙しいとつい後回しにしてしまったり、忘れたりします。
当たり前ですがレビューができないと整理ができていないので、タスクが溜まってしまいます。
優先順位の判断が難しい
GTDではタスクをA/B/C/Dなどで優先順位付けしますが、実際にはどれも重要に思えてしまい、判断が難しいです。
特に長期的なタスクの場合、優先順位が曖昧になりがちです。
Someday/Maybeリストの肥大化
GTDでは「いつかやりたい」タスクをSomeday/Maybeリストに入れますが、これがどんどん増えていき、見返すこともなくなります。
上記3つの課題点をまとめると、「整理に時間がかかりすぎて、結局タスク管理自体が負担になってしまう」ということですね。
「作業日付きTODOリスト」なら、これらの課題が解決できます。
作業日付きTODOリスト
私が採用した方法はシンプルです。
- 気になることはその場ですべてタスクにし、作業日を決める。
- 毎日、その日のタスクを確認し、やるべきことを決める。
- やらない・または終わらなかったタスクは作業日を再設定する。
これだけです。
ここでいう「作業日」は外部から与えられた期限でなく、自分で「この日にやる」と決めた日です。
そうすることで全てのタスクを日付順でソートして管理でき、毎日「今日やるべきこと」が明確になります。
GTDでは、自分で設定した期限は推奨されていません。
「守られにくい」「期限切れタスクが溜まる」という理由からですが、運用を工夫すればこの問題は回避できます。
なぜ「作業日」なのか
タスクを追加するとき、「本当にこの日にやる必要があるか？」と真剣に考えることになります。
つまり、作業日を設定する行為自体が入口でのフィルターになります。
作業日を決められないタスクは、そもそも入れません。
例えば、作業日が決めにくいタスクとして「作業環境の改善」があります。
エンジニアでいえば「エディタの設定を見直す」「新しいツールを試す」などです。
本来効率化に繋がるタスクであれば、最低これぐらいまでにはやりたい、という日付を決められるはずです。
もし本当にいつでもいいなら、やめましょう。
存在を忘れても問題ないタスクです。
運用方法
運用は以下の4ステップです。
- タスクを追加するとき、必ず作業日を設定する
- リストは作業日順に並べる（今日やるべきものが自動的に上に来る）
- 毎日その日のタスクを確認し、多すぎたら別の日に移動するタスクを決める
- 終わらなかったタスクは、作業日を再設定する(基本は次の日)
ポイントは毎日確認して調整することです。
柔軟に動かせるので、「期限切れタスクが溜まる」問題を回避できます。
課題だったGTDのレビューも、毎日勝手にやることになるので習慣化されます。
作業日を決められない時
すぐに作業日を決められないタスクは、ひとまず明日に設定します。
翌日になっても決められなければ、さらに翌日に移動します。こうして先延ばしにすることで、自然と重要なタスクだけが残ります。
そもそも後回しにできてしまうタスクは、あまり重要ではない可能性が高いです。
そのうちこういうタスクの勘所がわかってきて、作業日を決めやすくなります。
慣れるまでは今日のタスクが多くなるかもしれませんが、やりたいこととやるべきことの区別がつくようになると、自然と減っていきます。
ある意味では強制的に整理が行われる仕組みです。
やらないタスクを決める
毎日タスクを確認するときに、毎回このタスク残ってるなぁと思うようになります。
こうなってくると、真剣に「これはやるべきなのか？」と考えるようになります。
それなのにやらないということは重要なタスクではないですし、忘れても問題ないタスクです。
思い切って削除してしまいましょう。
それでも重要だと思うなら、今すぐ取り掛かりましょう。
たいていの場合、重要なのに作業日が決まらないタスクは「大きすぎる」ことが原因です。
その場合、タスクを分割すると効果的です。
「XXをやるため作業を分割する」というタスクにして、具体的なステップに落とし込みます。
そして毎日軽めに進めていけば、自然と終わります。
メリット
この方法のメリットは以下の通りです。
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選択コストがなくなる。リストが日付順に並んでいるので、上から順にやればいいです。
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優先順位が時間軸に変換される。A/B/C/Dという抽象的な優先度ではなく、「いつやる？」という具体的な問いになります。
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判断のスコープが狭くなる。同じ日の中での優先順位だけ考えればよく、認知負荷が下がります。
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リストが肥大化しにくい。作業日を設定できないタスクは入れないので、厳選されます。
タイムブロッキングとの違い
類似の手法として「タイムブロッキング」があります。1日を時間ブロックに分けて、各ブロックにタスクを割り当てる方法です。しかしタイムブロッキングは時間単位で細かくスケジュールするため、運用負荷が高いです。
特にリスケが発生したときに、全体のスケジュールを見直す必要があり、面倒です。
作業日付きTODOリストは日単位で管理するため、より気軽に運用できます。
使えるツール
必要な機能は以下の2つだけです。
- タスクに作業日を設定できる
- 作業日順でソートできる
私はLogseqを使っていますが、他のアプリでもいいです。
他にもTodoist、TickTick、Notion、Obsidian（Tasksプラグイン）、Google Tasksなど、多くのツールで実践できると思います。
GTDで悩んでいる人は、一度試してみてください。